Meetings verlassen muss erlaubt werden!

Eine Einladung über Teams zu einer Konferenz, ein automatischer Eintrag im Outlook-Kalender. Ohne dass Mitarbeiter aktiv sind, füllt sich ihr Tages- und Wochenkalender mit Einladungen zu Meetings und Besprechungen. Manchmal überschneiden sich diese sogar. Doch sind diese Meetings auch immer sinnvoll und effektiv? Die bedauerliche Antwort gleich vorweg: nein, meistens nicht.

Wenn Produktivität gekillt wird

Meetings werden oft als reine Zeitverschwendung bezeichnet und haben einen tendenziell schlechten Ruf. Zum Teil wirken Meetings auch demotivierend und sind unproduktiv. Es wird viel über die Probleme gesprochen, aber nur selten wird an einer Lösung gearbeitet. Wie kommt es dazu?

Ein häufiger Fehler ist, dass Mitarbeiter einfach wahllos eingeladen werden. Nach dem Prinzip „mehr ist besser“ werden Mitarbeiter aus unterschiedlichen Teams mit unterschiedlichen Kompetenzen eingeladen. Manchmal sollte durch die Teilnehmerzahl auch der Grad der Wichtigkeit signalisiert werden. Je mehr, desto wichtiger. Doch die Themen, die besprochen werden, sind nur für wenige interessant bzw. auch direkt mit ihrem Arbeitsbereich verknüpft. Dies führt dazu, dass die Anwesenden einen passiven Zustand einnehmen. Oftmals gibt es nicht einmal eine Agenda für die Besprechungen, keine Protokolle aus den letzten Meetings oder vorab wichtige Informationen. All das führt dazu, dass Meetings ineffizient über die Bühne gehen. Unterschiedlicher Informationsstand führt dazu, dass immer wieder ausführlich erörtert wird und die Besprechungen auch viel länger dauern als geplant. Die Ergebnisse – soweit welche erzielt werden – werden nicht dokumentiert und damit auch sehr häufig nicht umgesetzt.

Mit der Pizza-Regel Besprechungen effizient gestalten

Es scheint also dringender Handlungsbedarf zu bestehen. Sinnlose Meetings kosten dem Unternehmen beträchtliche Summen. Die Schritte zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung liegen wieder einmal in der genauen Zieldefinition. Das Ziel der Besprechung muss definiert werden. Was soll mit wem besprochen werden und was soll in der Besprechung erreicht werden? Wie lange und mit wem runden diese bekannten Fragestellungen ab. Das Ziel ist übrigens nicht mit der Agenda zu verwechseln. Das Ziel sollte schriftlich festgelegt und allen kommuniziert werden. Die Anzahl der Teilnehmer muss genau überlegt werden. Je mehr Teilnehmer, desto geringere Produktivität, ist eine simple Regel. Ein Meeting sollte nie zur ausschließlichen Informationsweitergabe abgehalten werden. Dafür gibt es effizientere Versionen. Es sollte entweder dem Lernen oder dem Beitragen zu einer Problemlösung dienen. Nur diese zwei Beweggründe rechtfertigen den erheblichen Zeitaufwand von Meetings für unterschiedliche Mitarbeiter. Probleme sollten gemeinsam gelöst oder Prozesse abgestimmt oder angepasst werden.

In der Kürze liegt die Würze

Grundsätzlich gilt für alle Meetings: in der Kürze liegt die Würze. Einige Unternehmen führen Besprechungen bereits an Stehpulten durch, am besten in der Zeit von 8.00 – 12.00 Uhr. Hier ist die Aufmerksamkeit am höchsten. Leider sollte auch auf eine heimelige Atmosphäre verzichtet werden. Keine Kekse lautet das Motto. Alles so schnell und effektiv wie möglich, damit die Arbeit am Arbeitsplatz wieder weitergehen kann und dort jeder, wie er Lust hat, an einem Keks knabbern kann.

Amazon setzt auf die Zwei-Pizza-Regel. Ein Meeting darf nicht mehr Mitglieder haben als von zwei Pizzen satt werden. Ansonsten, so ist man überzeugt, gehen die Effektivität, die Qualität sowie die Produktivität verloren. Die Zeit wird auf 45 bis maximal 60 Minuten angesetzt. Zuvor werden alle Informationen ausgeschickt, die durchgelesen werden müssen. Das Dokument darf maximal 6 Seiten umfassen.

Effiziente Regel: Verlassen des Meetings erlaubt!

Elon Musk ruft seine Mitarbeiter per E-Mail auf: „Verlassen Sie ein Meeting oder eine Telefonkonferenz, sobald es offensichtlich ist, dass Sie nichts Wertvolles dazu beitragen!“ Um dem Ganzen etwas Eleganz zu verleihen, kann gefragt werden, ob man noch etwas beitragen kann, ein kurzes Nicken in der Runde oder die sowieso festgelegte Regel, dass jeder das Meeting verlassen darf, wenn er es für richtig erachtet.

Angenehmer Nebeneffekt dieser Regel: es wird nachweislich genauer darüber nachgedacht, wer zu welchem Meeting eingeladen wird. Niemand möchte jemanden einladen, der das Gefühl hat, fehl am Platz zu sein.