Outsourcing – wann macht es Sinn, dass andere arbeiten?

Outsourcing ist ein Thema, das viele Unternehmen beschäftigt. Es umfasst die verschiedensten Bereiche wie das Auslagern des Bewerbungsprozesses. Eine Headhunting-Firma wird beauftragt, den entsprechend besten Mitarbeiter für eine neue Position zu finden. Auch Steuer- und Rechtsberater werden speziell bei kleinen Unternehmen nur dann in Anspruch genommen, wenn die entsprechende Dienstleistung benötigt wird. Doch es gibt auch andere Bereiche, die für Outsourcing infrage kommen und die wesentliche Vorteile bringen. Dies sind Grafik- und Webdesign, Catering, Logistik, Fuhrpark, IT, Computer-Wartung und Datenverarbeitung. Wichtig ist, den richtigen Dienstleister zu finden.

Was bedeutet Outsourcing?

Die Zusammensetzung dieses Wortes ist interessant. Es beinhaltet das Wort „outside“, das man leicht mit „draußen“ oder „außen“ übersetzen kann. Der zweite Bestandteil ist „resource“- also „Quelle“ und der dritte Begriff ist „using“, der mit „nutzen“ gut übersetzt werden kann. Die Grundfunktion des Outsourcings besteht im Auslagern von Tätigkeiten, die im Unternehmen aufgrund der vorhandenen Kompetenzen nicht erfüllt werden können.

Die Vorteile des Outsourcings

Entscheidender Vorteil des Outsourcings besteht darin, dass Dinge grundsätzlich effizienter erledigt werden können. Auch die Kosteneinsparungen sind teilweise nicht unerheblich. Das Wissen der externen Dienstleister ist meistens am neuesten Stand und auch die Arbeitsgeschwindigkeit ist wesentlich höher, da Mitarbeiter nicht erst eingearbeitet werden müssen. Wichtig ist aber zu klären, ab wann es sich tatsächlich lohnt, gewisse Aufgaben auszulagern. Meistens ist dies der Fall, wenn sich die Aufgabe nicht auf das Kerngeschäft des Unternehmens bezieht. Entscheidend ist auch, ob die Aufgabe regelmäßig gemacht wird und sich kaum verändert, oder wenn es keine interne Lösung gibt, damit diese Aufgabe erledigt werden kann. Wenn man sich diese Fragen als Unternehmer durch den Kopf gehen lässt, bekommt man schnell die Antwort, ob sich Outsourcing lohnt und die Vorteile überwiegen. Speziell Start-ups möchten aufgrund der meist knappen finanziellen Situation des Unternehmens so wenig externe Kosten wie möglich verbuchen. Die Professionalität und die damit verbundene Effizienz externer Dienstleister ist dennoch nicht zu unterschätzen.

Online-Outsourcing

Im Online-Business gibt es auch zahlreiche Möglichkeiten, um Outsourcing effizient zu nutzen. Zu den Möglichkeiten gehört das Auslagern von Marketing-Dienstleistungen. Hier gibt es unterschiedliche Dienstleistungsangebote, wie zum Beispiel fiverr.com. Auf dieser Plattform kann man Freelancer in unterschiedlichen Bereichen des Marketings inklusive der SEO-Optimierung oder ganze Multi-Media-Produkte kaufen. Der Ablauf ist einfach gestaltet. Entweder schreibt man sein Angebot aus und die Freelancer melden sich, oder man tritt mit einem Freelancer aufgrund seiner Kompetenzen oder Referenzen gleich direkt in Kontakt. Die vereinbarte Gebühr wird direkt an Fiverr überwiesen und die Arbeit kann beginnen. 

Nachteile von Outsourcing

Ein Nachteil besteht in der notwendigen Erklärung der Aufgabenstellung sowie der notwendigen Kontrolle der Ergebnisse. Das kann oftmals viel Zeit in Anspruch nehmen und der Gedanke „hätte ich es doch gleich selbst gemacht!“ schwirrt im Kopf herum. Wenn das tatsächlich so ist, dann sollte Outsourcing in diesem Bereich in Zukunft vermieden werden. Ein weiterer Nachteil besteht auch darin, dass immer wieder das Gefühl entsteht, die Kontrolle über das eigene Business zu verlieren. Das liegt zum Teil auch daran, dass es manchmal notwendig ist, sensible Daten aus der Hand zu geben. Eine weitere Angst bzw. ein weiteres ungutes Gefühl betrifft den Bereich der versteckten Kosten. Immer wieder kommt es vor, dass im Nachhinein Tarife verrechnet werden, die vorher nicht vereinbart waren und die Kosten explodierten.

Outtasking und Out-Servicing

Im Bereich des Outsourcings werden sämtliche Aufgabengebiete abgegeben. Beim Outtasking handelt es sich um kleine Teilaufgaben. Es kann sein, dass von einem Projekt nur ein Teilbereich abgegeben wird, weil zu einem bestimmten Zeitpunkt die Kapazitäten im eigenen Unternehmen nicht vorhanden sind. Out-Servicing betrifft Aufgaben, die mit dem Kundenkontakt zu tun haben. Bekannte Beispiele sind die Arbeiten eines Call-Centers oder bestimmter Beratungsstellen.

Die Wahl des geforderten Dienstleisters muss sorgfältig getroffen werden. So sollte für das Unternehmen gelten: Do what you do best and outsource the rest.